同窓会プラン

同窓会をご計画中の幹事様へ

何かと大変な幹事様のお仕事。少しでもお役に立てればと思い始まったのが幹事代行業務。
懐かしい同窓生との再会のひとときを美しい瀬戸内海と雄大な瀬戸大橋が一望できる当館にてお過ごしくださいませ。
また、遠方からご来訪される方には宿泊パックもございますのでご活用ください。

  • 弊館ご利用のお客様に限り同窓会、宴会等の幹事様のお仕事を代行致します。
  • 事務手数料(案内文書や返信はがきなどの作成と郵送、参加者の名簿作成等)は通常¥21,000(税込)です(応相談)。
    ただし、通信費(切手代・ハガキ代・封筒代等)は別途必要になります。
    ご了承ください。
  • 往復はがき又は封筒(返信はがきとご案内文)のどちらで案内状を送付するかをお選びください。

    通信費は実費をいただきます。コンパニオンの手配も承ります。

同窓会プラン内容

ご相談~当日まで

①ご相談

同窓会開催にあたり、日程、人数など大まかな詳細を教えて下さい。運営全体のイメージ作りからスタートです。(開催日の約3カ月前がベスト。規模によっては2カ月前でも可)

②卒業名簿のお預かり

卒業名簿をお預かりし、名簿の入力作業を行います。

③会場の下見・打ち合わせ

会場の下見をして頂き、ご希望、雰囲気、当日までの流れなどをお打ち合わせさせて頂きます。

④挨拶文の作成

基本的には幹事様に下書きをして頂きます。

幹事様がお忙しい場合は、弊館で作成後ご確認頂きます。

⑤1回目、案内はがき

1回目の同窓会の開催案内のはがきを発送致します。転居先不明等で返送されたはがきを元に、転居先不明者リストを作成致します。

⑥2回目、案内はがき・出欠表返信はがき発送

2回目の同窓会の開催案内のはがきを発送致します。

⑦会費徴収表の作成

ご出席者の会費の徴収表を作成します。

⑧当日サポート

同窓会当日のサポートを行います。会場準備、当日受付、などの幹事様のご面倒を当館がサポートいたします。

その他ご希望があれば、打ち合わせ時にお伺いいたします。

幹事代行サービスを利用するにあたり、幹事様には以下の事をお願い致します
  • 1.日時の決定をして下さい。
  • 2.あいさつ文の下書きをして下さい。ただしご都合によりこちらでご用意することもできますので、文章の確認をお願い致します。
  • 3.前回の同窓会名簿または卒業アルバムをお貸し下さい。名簿等が無いようでしたら、送付先一覧表(氏名・旧姓・住所・電話番号)をお知らせください。
  • 4.当日は受付時間より少しお早めにお越しくださいますようお願い致します。参加者名簿をお渡し致します。

(同窓会プランに関するポリシー)

幹事代行業務におきまして、お客様よりお預かり致しました名簿等の個人情報は厳重に管理し、幹事代行業務を行う上で必要な時以外一切使用いたしません。

また、お預かり致しました個人情報は業務終了後、迅速かつ安全に破棄致しますのでご安心下さいませ。

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  • 鷲羽山下電ホテル 予約係

    TEL086-479-7111

    FAX:086-479-7117